Jeg pleide å være en stor fan av multi-tasking da det ble en populær strategi for produktivitet. Ideen om å doble produktiviteten ved å gjøre flere ting på en gang er ganske tiltalende for travle mennesker, og i disse dager er de fleste av oss travle mennesker. Flere studier viser imidlertid at multitasking i de fleste tilfeller kan påvirke produktivitet og effektivitet negativt. Dette er hvordan.
Multi-Tasking og hjernen din
Å fokusere på mer enn en oppgave om gangen, gjentatte ganger å bytte frem og tilbake mellom to eller flere oppgaver, eller fokusere på mange ting på kort tid, kan alle betraktes som 'multitasking', og de kan alle gi deg mindre fokusert og effektiv enn tenker du kanskje. Dette er fordi det tar tid før tankene dine tilpasser seg et skift i fokus; hver gang du bytter fokus, skaper du et annet behov for tankene dine re-fokus, og dette kan tømme deg for tid og energi. Det kan også bety at når du multitasker mellom mer enn en aktivitet som krever tanke på fokus, tar det lengre tid enn det ville tatt hvis du hadde fokusert på hver oppgave hver for seg.
Når Multi-Tasking fungerer
Når du grupperer en oppgave som krever fokus og konsentrasjon, med en som hovedsakelig er fysisk og noe som kan gjøres på 'auto-pilot', fungerer multi-tasking bra. Dette er fordi du kan sette mesteparten av fokuset ditt på en aktivitet og la den andre bli ferdig sekundært; du trenger ikke å fortsette å flytte et høyt fokusnivå fra en aktivitet til den andre. Her er noen eksempler på sammenkoblede aktiviteter som er mer mottakelige for multitasking:
- Lytte til musikk eller lydbøker mens du trener
- Å ha en uformell samtale mens du gjør husarbeid
Når det ikke fungerer
Multitasking kan være et fokusmord og energidrenering når du prøver to oppgaver som krever bevisst tanke. Her er noen eksempler på aktiviteter som best gjøres hver for seg:
- Lytte til musikk eller lydbøker mens du skriver
- Å ha en uformell samtale mens du gjør lekser (med mindre du snakker om leksene i seg selv)
Alternativer til Multi-Tasking
Hvis du finner deg selv i å jobbe mye av tiden, bør du vurdere å ta en pause fra den. Du trenger ikke å gi opp multitasking helt, men her er noen alternativer å prøve. Se hvordan du har det når du tar i bruk disse når det er mulig.
Enkeltoppgave
Når du føler deg fristet til å stappe for mange aktiviteter inn i samme rom, gi deg selv tillatelse til å velge det viktigste for øyeblikket og fokuser utelukkende på det, hvis mulig. (Det kan hende du må lage en plan for når du kan ta opp andre aktiviteter som trenger å gjøre før du kan fjerne dem fra tankene dine, men dette er en del av prosessen. For mer om dette, se "chunking" nedenfor.) bare er for mange ting å gjøre, kan det hende du må pare ned noen av dine ansvarsoppgaver. (Ikke bekymre deg, vi kommer til det om et øyeblikk også.)
Å fokusere på en oppgave av gangen, kan som nevnt virkelig spare deg for tid, så det lønner seg å bli vant til å fokusere på en ting av gangen så mye som mulig eller så mye som det er fornuftig å gjøre det.
Bruk "Chunking"
Når du har mange oppgaver å gjøre gjennom dagen, er 'chunking' en nyttig tidsstyringsstrategi som sparer deg for multi-tasking. Konseptet bak chunking er å sette av biter av tid til å fokusere på en bestemt oppgave mens du minimerer forstyrrelser, og gruppere lignende oppgaver sammen (som å sjekke all e-post på en gang i stedet for gjennom hele dagen) for å fokusere på alt på en gang i løpet av et bestemt stykke. av tiden. Dette eliminerer den ekstra tiden det tar å raskt skifte fra en aktivitet til en annen, og til slutt sparer du tid ettersom lange strekninger av dagen blir brukt med større fokus og effektivitet.
Pare ned timeplanen din
Hvis du befinner deg kronisk multi-tasking av nødvendighet fordi det rett og slett er for mye å gjøre, kan single-tasking hjelpe (fordi du faktisk reduserer den totale tiden det tar å få ting gjort), men du kan ha fordel av å kutte ut noe av forpliktelsene i timeplanen din som ikke er absolutt nødvendige. Har du noen vaner som tømmer timeplanen din, men ikke tjener deg eller forpliktelser du kan slippe uten varige, sterkt negative konsekvenser? Når du ser på prioriteringene og tidsplanen din, slik den er nå, vurderer du om du kan redusere det store antallet ting du trenger å gjøre på en dag, og du kan føle deg mindre stresset og presset på for tid.