Enten du jobber med ni til fem jobber, fjernarbeider eller holder deg hjemme med barna, trenger alle en effektiv metode for å styre dagen. Tross alt er perfeksjonisme, utsettelse og myten om multitasking alle veldig reelle farer som kan holde selv de mest produktive menneskene fast på ett sted. Så hvordan tar du kontroll over timeplanen din og virkelig får ting gjort?
I følge mennesker som Elon Musk og Bill Gates kommer alt sammen til å ta kontroll over tiden din og timeplanen din. For dem bruker de "mikroplanlegging", som innebærer å planlegge dagen i trinn på fem minutter. Selv om den typen detaljer kanskje ikke er nødvendig for den gjennomsnittlige personen, er det fremdeles en leksjon der inne for at alle vi tar kontroll over tiden din ved å planlegge eller dele den i biter eller blokker, gjør deg mer produktiv. Og den enkleste og mest effektive måten å gjøre det på er "tidsblokkering".
Hvorfor tidsblokkering fungerer
Noen ganger referert til som "monotasking" eller "time chunking", er tidsblokkering en tidsstyringsteknikk der du sperrer en periode for å fullføre en bestemt oppgave.
For eksempel, i stedet for å sjekke telefonen hver gang du får en e-post eller et varsel om sosiale medier, blokkerer du bestemte tider i løpet av dagen for å returnere telefonsamtaler, svare på e-post og sjekke sosiale mediekontoer.
Du setter i hovedsak av spesifikke tidsblokker for å fullføre viktige oppgaver eller prosjekter. Til slutt er tidsplanen din delt inn i biter av tid der du fokuserer på en oppgave eller et prosjekt om gangen.
Denne typen tidsstyring gjør ikke bare oppgavelisten din mer håndterlig, men den gir deg også mer kontroll over dagen og hjelper deg med å prioritere oppgavene dine. Tidsblokkering forbedrer også fokus og hindrer utsettelse. Og på slutten av dagen vil du føle at du faktisk har oppnådd noe.
Argumentet mot multitasking
Mange tror at de kan gjøre flere ting på en gang og gjøre dem alle bra. Men forskning viser at bare om lag 2,5% av menneskene er i stand til å multitaske effektivt, bare resten av befolkningen mener de multitasker effektivt.
Faktisk prøver å gjøre mer enn én ting om gangen som teksting og kjøre eller skrive en viktig e-post mens du returnerer en klients telefonsamtale, kompromitterer din evne til å fullføre begge oppgavene godt.
I mellomtiden fant en studie fra 2013 ved University of Utah at folk som prøver å sjonglere med flere oppgaver samtidig, blir lettere distrahert, mindre produktive, gjør flere feil og scorer lavere på tilbakekallingstester.
På samme måte kan bytte raskt mellom to prosjekter også påvirke resultatene. Vi fullfører oppgavene mye mer effektivt når vi gir dem vår fulle oppmerksomhet. Dessuten advarer nevrologer om at det å prøve å gjøre flere ting samtidig, eller dele oppmerksomheten vår, påvirker vår evne til å utføre til og med enkle oppgaver.
Hva dette betyr er at jo mer vi multitasker, jo mindre er vi i stand til å oppnå. Årsaken er enkel. Vi mister vår evne til å fokusere, noe som betyr at prosjekter tar lengre tid enn de burde.
Hvordan bruke tidsblokkering
Tidsblokkering, eller monotasking, lar deg fokusere på ett prosjekt om gangen. Ikke bare vil denne tilnærmingen redusere mentale feil, men det kan også hjelpe deg med å frigjøre kreativiteten din, spesielt fordi du vil føre all din energi og oppmerksomhet til en oppgave innen den gitte tidsblokken. Her er en oversikt over hvordan du kan innlemme tidsblokkering i livet ditt.
Utvikle listen din
Start med å lage en liste over alle tingene som må gjøres for uken. Oppgi alle arbeidsprosjektene dine, familieforpliktelsene dine, til og med treningsmålene dine. Målet er å inkludere alt fra telefonsamtalene du trenger å foreta til måltidene du trenger å tilberede.
Sett stjerner ved siden av de tingene som absolutt må fullføres, som prosjekter for arbeid, møter med klienter og legeavtaler. Vanligvis gjøres denne oppgaven på en fredag etter jobb eller på en søndag kveld før arbeidsuken begynner.
Bestem dine prioriteringer
Når listen din er utviklet, går du gjennom den og setter stjerner etter prosjektene som er dine viktigste prioriteringer for uken. Prøv å begrense det til omtrent to til tre ting per dag. Målet er at du vil gi de viktigste oppgavene dine de viktigste sporene i din tidsblokkeringsplan. Du bør også planlegge å gi tid hver dag til å svare på e-post, returnere telefonsamtaler og sjekke sosiale medier.
Lag en daglig tegning
Det neste trinnet ditt er å tenke på hvor mye tid du har på en dag og hvor mye tid du vil gi til hver oppgave på listen din.
Begynn med å lage tidsblokker for tingene du gjør hver dag, for eksempel morgenrutiner og kveldsritualer, trening, pendling til og fra jobb, måltider og forberedelser, hjelp til lekser og så videre.
En prøveplan for noen som fjernarbeider kan se slik ut:
- 06:00 til 07:30 Morning Ritual / Trening
- 07:30 til 08:00 Ta barna til skolen
- 08:00 til 08:30 Svar på e-post / sjekk sosiale medier
- 8.30 til 10.30 Prioritert prosjekt (sett inn en av dine prioriteringer)
- 10.30 til 11.00 Paus / returner telefonsamtaler
- 11.00 til 12.30 Prioritert prosjekt (sett inn en av dine prioriteringer)
- 12.30 til 13:00 Lunsjpause
- 13:00 til 13:30 Svar på e-post / sjekk sosiale medier
- 13:30 til 15.30 Prioritert prosjekt (sett inn en av dine prioriteringer)
- 15.30 til 16:30 Barn kommer tilbake fra skolen / snakk om dagen
- 16:30 til 18:00 Forbered / spis middag / rydd
- 18:00 til 19:00 Prioritert prosjekt (sett inn en av dine prioriteringer)
- 19.00 til 21:00 Fritid / hjelp til lekser
- 21.00 21:30 Svar på e-post / sjekk sosiale medier
- 21:30 til 22.00 Evening Ritual
Selvfølgelig er dette en veldig enkel tegning og passer ikke for alle. Nøkkelen er at du utvikler en tegning for din typiske dag med tidsblokker der du kan fokusere på viktige oppgaver eller prosjekter.
Hvis du jobber for et selskap som har teammøter, regelmessige treninger eller ukentlige konferansesamtaler, må du også gjøre rede for dem. Og ikke glem å ta hensyn til reisetid hvis du har møter eller avtaler du trenger å delta på i løpet av uken. Du må kanskje også utvikle en annen tegning for helgen.
Noen mennesker må utvikle nye tegninger hver uke. Andre mennesker har et veldig strukturert arbeidsmiljø og kan bruke den samme tegningen uke etter uke. Gjør det som fungerer for deg. Du har kontroll over tidsplanen din og kan tilpasse og endre den for å passe dine behov og prioriteringer.
Blokker av hele dagen
Når ideen din er ferdig, vil du ideelt sett kunne blokkere hver dag i uken. Begynn med topprioritetene og gå derfra. Hvis for eksempel din topp prioritet for uken er å skrive en omfattende aktivitetsrapport innen fredag, kan du tenke på hvor lang tid det vil ta deg å sette den sammen.
Derfor, hvis du tror det vil ta deg fire timer å fullføre rapporten, kan du planlegge to timer på mandag og to timer på tirsdag for å jobbe med rapporten. Planlegg så på onsdag en time til å bevise det, gjøre endringer og fullføre det. Ved å planlegge å sette tidsblokker tidlig på uken for å fullføre rapporten, forhindrer du ikke bare utsettelse, men du setter også av tiden du trenger for å fokusere på å utvikle rapporten.
Beskytt tiden din
Når du har fullført timeplanen, må du beskytte tiden din så godt du kan. Selvfølgelig vil uventede ting dukke opp, og du må være fleksibel. Men motstå trangen til å gi opp din prioriterte prosjekttid for noe som kan vente.
Kommuniser til kolleger og familiemedlemmer når du ikke vil være tilgjengelig. Så behandle disse tidsblokkene som om du skulle møte en veldig viktig klient. Ingen skulle tro å forstyrre deg under et møte. Målet er også at du ikke blir avbrutt i løpet av din beskyttede prioriterte prosjekttid.
Et ord fra veldig bra
Effektiv bruk av tidsblokkering kan hjelpe deg med å ta kontroll over dagen, fokusere oppmerksomheten din og avverge utsettelser. Først kan det ta litt prøving og feiling å lage en tegning som fungerer for deg, men med litt øvelse og en liten dose tålmodighet vil du være en proff på kort tid.
Tips for å hjelpe voksne med ADD / ADHD holde fokus på jobben
